1、未按章程规定如期换届、开会，如数召开会议的，说明情况：
关于广东省湖南常宁商会2024年理事会未如数召开的情况说明
尊敬的广东省民政厅社会组织管理局及商会各位会员：
根据《广东省湖南常宁商会章程》，理事会每年应召开 4 次会议，以保障商会工作有序开展及决策科学民主。但 2024 年，理事会仅召开了 3 次，对此，我们向主管部门及全体会员说明情况并致歉。
2024 年 1 月 12 日，商会进行换届选举。换届后，新、旧领导班子需全面交接商会财务、会员信息、项目进展、合作关系等工作，耗费大量精力，以确保工作顺利承接，避免断层。
同时，为提升会员服务与活动空间，商会着手新办公室选址、装修及乔迁工作。新址需综合考量交通、环境、租金等因素，经多方考察确定。装修涉及设计、施工、采购等环节，需专人跟进以保证质量与进度。
上述两项工作复杂且紧迫，占用了商会主要工作人员和理事会成员大量时间，致使年初理事会会议推迟。直至 4 月 18 日，完成换届交接和新办公室基本装修后，才召开第五届第一次理事会。会议总结回顾了上半年工作，规划部署了下半年工作，保障了商会工作正常推进。
对于 2024 年理事会未如数召开，商会深感愧疚，这影响了商会工作节奏，可能损害了会员权益。我们已深刻认识问题严重性，并将采取以下改进措施：
1、强化工作计划：提前制定详细年度计划，充分考虑影响会议召开的因素，合理安排会议时间，预留应对突发情况的时间。
2、优化工作流程：优化换届交接和办公室装修等工作流程，明确各环节责任人和时间节点，提高效率，减少对理事会会议的影响。
3、加强沟通协调：秘书处加强与理事会成员沟通，及时掌握成员工作安排和时间冲突，提前做好会议组织准备，确保成员按时参会。
我们承诺，今后将严格依照商会章程，认真组织召开理事会会议，提升商会管理与服务质量，切实保障会员权益。也恳请广大会员继续支持商会工作，携手推动商会发展。
再次感谢大家对商会工作的关注与支持！
广东省湖南常宁商会
2025 年 4 月 17 日
其他需要说明的情况:
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