1、未按章程规定如期换届、开会，如数召开会议的，说明情况：
关于汕尾市流行音乐协会换届未按时备案的情况说明
尊敬的汕尾市民政局：
您好！我谨代表汕尾市流行音乐协会，就2023年4月15日换届后未按时向贵局备案一事，致以最诚挚的歉意，并作出详细说明。
汕尾市流行音乐协会自2015年12月4日成立以来，始终致力于推动本地流行音乐文化发展，丰富市民精神文化生活，在举办音乐活动、培养音乐人才等方面取得显著成绩。如在2023年，协会成功协办“2023年品清湖沙滩音乐会”，吸引大量市民参与，获得市领导高度评价 ，并在同年11月22日的汕尾市文联专题会议中受到通报表扬。
按照相关规定，社会团体应在换届会议召开后30日内，向登记管理机关办理换届备案手续。但此次协会未能按时备案，主要原因如下：
- 人员变动与交接难题：换届前夕，协会秘书长因个人原因离职，该岗位负责协会行政事务与政府部门对接工作，对备案流程和材料十分熟悉。新秘书长上任后，由于工作交接不充分，对备案事宜了解有限，在整理备案材料时，发现部分重要文件缺失，导致备案工作推进受阻 。
- 重大活动筹备分散精力：换届结束后，协会立即投入到“亚洲中文音乐大奖2024歌唱及原创大赛（汕尾赛区）”的紧张筹备中。该赛事规模大、规格高，吸引众多本地音乐爱好者参与。协会需负责赛事策划、场地安排、评委邀请、宣传推广等多项工作，几乎动用了全部人力、物力和精力，从而忽视了换届备案工作的紧迫性，致使备案被延误 。
- 对政策理解出现偏差：在准备备案材料过程中，协会工作人员对备案政策的部分细节理解存在误差。例如，对换届后新理事会成员任职资格证明材料的要求，以及章程中换届条款修改后的报备流程理解不够准确，导致材料反复修改，耗费大量时间，延误了备案进度。
发现备案逾期后，协会迅速采取补救措施：
- 成立专项工作小组：抽调协会骨干成员，组建换届备案专项工作小组，明确职责分工，安排专人负责跟进备案事宜，确保工作落实到位。
- 加强沟通学习：主动与贵局社会组织管理科联系，详细咨询备案要求，认真学习相关政策法规，准确把握备案流程和材料规范。
- 全力完善备案材料：对照备案清单，全面梳理和补充完善所需材料，仔细核对每一项信息，确保材料准确无误。
目前，协会已完成备案材料的准备工作，并进行了多次内部审核。将备案材料正式提交至贵局，恳请贵局予以审核。
再次为我们的工作失误向贵局道歉。此次事件让我们深刻认识到工作中的不足，今后协会将进一步加强内部管理，完善工作流程，强化工作人员对政策法规的学习，严格按照规定履行各项义务，积极配合贵局工作，努力为汕尾市流行音乐事业发展作出更大贡献。
感谢贵局长期以来对汕尾市流行音乐协会的关心和支持！如有任何疑问或需要进一步了解情况，请随时与我们联系。
联系人：唐广源
联系电话：18128462666
汕尾市流行音乐协会
2025年5月20日其他需要说明的情况:
字数限制在1700字内。字数包含中文、英文、数字、标点符号等所有内容，且不能带空格键。若字数超出无法储存的，建议适当的删减内容。